Was geht digital?

In den heutigen von mobilen Endgeräten geprägten Zeiten besteht häufig der Wunsch, auf Papier zu verzichten und rechtliche Belange möglichst digital zu regeln. Beliebt sind insbesondere Unterschriftenprogramme wie z.B. DocuSign®, die ein einfaches Unterzeichnen am jeweiligen Bildschirm ermöglichen.

Dabei kommt es häufig zu Unklarheiten darüber, was digital bzw. elektronisch unterzeichnet werden kann, und was nicht.

Grundsätzlich kann eine digitale Unterzeichnung erfolgen, soweit nicht das Gesetz eine strengere Form (dazu sogleich) vorsieht. Denn wie sich aus § 125 BGB ergibt, besteht im deutschen Privatrecht grundsätzlich Formfreiheit. Formfreiheit bedeutet, dass auch mündliche Erklärungen grundsätzlich ausreichend wären. Da sich mündlich geschlossene Verträge und abgegebene Erklärungen im Streitfall aber schwer nachweisen lassen, muss in der Praxis regelmäßig zumindest Textform vorliegen. Textform meint eine irgendwie vertextlichte Form (auch digital).

Da die gesetzlichen Regelungen zu Formanforderungen weit verstreut sind und auch Gerichte und Notare zusätzliche Formanforderungen stellen, ist es mitunter nicht leicht, den Überblick zu behalten.

Bei notiq sind wir bemüht, unsere Mandanten bei einer möglichst digitalen Abbildung und Abwicklung ihrer Belange zu unterstützen und dabei insbesondere keine notarseitigen Formanforderungen aufzustellen, die sich nicht aus Gesetz oder Rechtsprechung ergeben.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über Dokumente, die nicht digital unterzeichnet werden können. Zu berücksichtigen ist dabei immer, dass auch die Vertragsparteien eine bestimmte Form durch Vereinbarung festlegen lassen.

Übersicht über Formerfordernisse

Textform (§ 126b BGB) = zumindest getippte Erklärung, die die ausstellende Person erkennen lässt (z.B. E-Mail oder Scan eines handschriftlich unterschiebenen Dokuments oder mit z.B. DocuSign® signierte Fassung)

Schriftform (§ 126 BGB) = mit einem Stift unterzeichnet (‘wet ink‘), Original muss vorgelegt werden (= Scan reicht nicht aus)

Elektronische Form (§ 126a BGB) = elektronisch signiert und dabei mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen (qualifizierte elektronische Signaturen sind bislang nicht weit verbreitet); kann die Schriftform ersetzen

Beglaubigung (§ 129 BGB) = unterschrieben im Beisein eines Notars, der die unterschreibende Person mit Personalausweis oder Reisepass identifiziert (teilweise auch online)

Beurkundung (§ 128 BGB) = vom Notar vorgelesen (teilweise auch online möglich)

Übersicht über formbedürftige Vorgänge (bei denen DocuSign® nicht ausreichend ist):

Sonderfall: Vollmachten

Auch für Vollmachten (bzw. nachträglich erteilte Genehmigungserklärungen) gilt, dass sie grundsätzlich formfrei (also aus nachweis- bzw. praktikabilitätsgründen textförmlich) erteilt werden können. Nach § 167 Abs. 2 BGB ist auch für den Abschluss eines formbedürftigen Rechtsgeschäfts grundsätzlich keine entsprechende Form für Vollmachten erforderlich, soweit kein spezielles Formerfordernis durch Gesetz oder Rechtsprechung existiert.

Übersicht über Formerfordernisse für Vollmachten:

Notare bestehen jedoch häufig auf zumindest handschriftlich oder sogar notariell beglaubigt unterzeichneten Vollmachten, die bei der Beurkundung im Original vorliegen müssen. Auch wenn sich aus Gesetz und Rechtsprechung eigentlich kein Formerfordernis ergibt.

Denn handschriftlich unterzeichnete Original-Vollmachten haben den Vorteil, dass sich die anderen Parteien nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (insbesondere über die Legitimations- und Rechtsscheinfunktion gem. §§ 172, 179 BGB) darauf verlassen dürfen, dass die betreffende Vollmacht nicht widerrufen wurde, solange das Original vorliegt. Notariell beglaubigte Vollmachten haben zudem den Vorteil, dass durch die Beglaubigung die Identität des Unterzeichners sichergestellt ist und nicht einfach jemand anderes unterschrieben hat.

In der heutigen von mobilen Endgeräten und digitalen Prozessen geprägten Praxis wird auf diesen zusätzlichen Schutz allerdings häufig gerne einvernehmlich verzichtet.